Wie Sie ERP-Projekte erfolgreich umsetzen
Interview mit Detlef Beiter

Die SPH Redaktion hat Detlef Beiter, den Vorstandsvorsitzenden der SPH AG, gefragt, welche Punkte bei der Einführung von ERP-Projekten unbedingt beachtet werden sollten.

Herr Beiter, als CEO der SPH AG und aufgrund Ihrer umfangreichen Erfahrung mit Großprojekten in verschiedenen Positionen Ihrer Karriere, welche Empfehlungen können Sie Unternehmern bei der Einführung eines neuen ERP-Systems geben? Worauf sollten Unternehmen unbedingt achten?
Enterprise-Resource-Planning-Projekte sind für Unternehmen häufig ein entscheidender Meilenstein auf dem Weg zur Optimierung und Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse und damit die Basis für neue Geschäftsmodelle. Sie erneuern damit den Kern ihrer IT bzw. tauschen diesen komplett aus, was unternehmensweite Auswirkungen hat.

Weshalb sollte das Top-Management während der gesamten Projektlaufzeit eingebunden sein?
Die Entscheidung für ein ERP-Projekt, die Auswahl des passenden Software-Anbieters und des richtigen Dienstleisters für die Einführung benötigt eine gründliche Vorarbeit und ist ohne die kontinuierliche Einbindung des Top-Managements nicht erfolgversprechend. Mit dem anschließenden Projektstart verabschiedet sich manchmal das Management und reduziert die Aufmerksamkeit auf die wenigen Stunden eines monatlichen Lenkungsausschuss-Meetings anstatt die definierten Projekt-„Leitplanken“ stetig zu optimieren und den Anforderungen anzupassen.
In solch anspruchsvollen IT- und Change-Projekten sind dabei nahezu alle Bereiche und Abteilungen des eigenen Unternehmens und eine Vielzahl von Beratern des IT-Dienstleisters eingebunden. Leider zeigt die Praxis, dass es im Laufe von großen, langfristig angelegten Projekten manchmal zu Zielkonflikten, unterschiedlichen Auffassungen und Missverständnisse in den Unternehmen kommt. Hier ist das aktive Engagement des Top-Managements von entscheidender Bedeutung für den Projekterfolg. Dabei ist das Top-Management aufgefordert, seine Richtlinienkompetenz aktiv wahrzunehmen und sowohl intern mit den Stakeholdern als auch mit den Dienstleistern sehr vertrauensvoll zusammenzuarbeiten und als ausgleichender Pol der Interessen mit diesen Schlüsselpersonen zu fungieren. Damit können mögliche Reibungen und Probleme frühzeitig vermieden werden und der Teamspirit, Ruhe im Projekt und Zielorientierung beibehalten werden. Darüber hinaus sollte darauf geachtet werden, dass die Priorität des ERP-Projekts nicht durch andere wichtige Projekte nach hinten verschoben wird.
Dem Management muss klar sein, dass ein ERP-Projekt kein IT-Projekt ist, sondern das gesamte Unternehmen mit allen betroffenen Fachabteilungen fordert und verändert. Dies gilt es, aktiv durch das Top-Management zu fördern und gestalten.
Ein ERP-Projekt ist eine wichtige Chance, Unternehmen zu verändern und die Wettbewerbsfähigkeit für die Zukunft zu gestalten. Damit erfordern ERP-Projekte klare Zielsetzungen und Priorisierungen sowie Schnelligkeit bei den Entscheidungen. Diese Aufgaben sind Chefsache!

Was ist bei der Personalplanung zu beachten?
Während des gesamten Projektverlaufs sind genügend Personalressourcen im Unternehmen und auf der Seite der Dienstleister wichtig. Dabei entstehen für Mitarbeiter häufig neue Rollen, für die sie ausgebildet sein müssen und in die sie im Laufe des Projektes hineinwachsen können. Hierbei stellt sich oft die Frage, was und wer Prozessexperten und Key-User sind und welche Aufgaben und Kompetenzen diese haben. Diese Klärung sollte unbedingt vor dem Projektstart erfolgen, um einen reibungslosen Start zu gewährleisten. Daneben ist eine gute Projekt- und Personalplanung auf Seiten des Unternehmens und des Dienstleisters vor bzw. bei Projektbeginn zu erstellen, damit die einzelnen Abteilungen wissen, welche Verfügbarkeit während des Projektes in den Fachabteilungen für die projektbeteiligten Mitarbeiter noch besteht. Hierbei variiert der Bedarf an Mitarbeit der Fachabteilungen je nach Projektphase. Häufig sind die Fachabteilungen am Anfang und Ende des Projektes stärker eingebunden. Diese Kapazitätsplanung ist vor allem auch für die Mitarbeiter selbst wichtig, da sonst falsche Erwartungen der Fachabteilungen zu Zielkonflikten und Demotivation der Projektbeteiligten führen können. In den letzten Jahrzehnten wurde der Fokus oft auf die Kernkompetenzen gelegt, so dass für zusätzlich notwendige Projekte keine Ressourcen mehr frei waren.
Auch die Fähigkeiten der beteiligten Mitarbeiter sind von großem Belang. Ein starker Projektleiter ist erforderlich, der in der Lage ist, ein sehr komplexes Projekt und unterschiedliche Interessenlagen zu koordinieren. Eine grundsätzliche Bereitschaft zur Veränderung bei allen Beteiligten sowie Strahlkraft, was das Produkt und neue Prozesse betrifft, sind von Vorteil. Die Projektrollen innerhalb der Projektorganisationen müssen zu Beginn des Projekts klar definiert sein und die entsprechenden Kapazitäten vorhanden sein.

Welche Auswirkungen hat die Unternehmenskultur auf den Erfolg des Projekts?
Häufig sind in den Unternehmen bereits bestens ausgebildete Mitarbeiter mit gutem Wissen zum Projektmanagement vorhanden, wobei eine frühzeitige Abstimmung mit dem IT-Dienstleister und Implementierungspartner sinnvoll ist, um die ERP-Einführungsmethode und Strategie zu besprechen und zu entscheiden. Neben der Etablierung einer gemeinsamen Projektplattform, wie z.B. Azure Dev Ops, in der alle Projektaktivitäten wie User Stories, Schnittstellenspezifikationen, Testszenarien und -protokolle aufgenommen werden, ist im Vorfeld eine detaillierte Definition der zu erbringenden Leistungen des Implementierungspartners, aber auch von Kunden und weiteren im Projekt involvierten Partnern vorzunehmen, um spätere Missverständnisse zu vermeiden. Üblicherweise wird dies in Form eines umfassenden Statement Of Work (SOW) vorgenommen, in dem die vollständigen Leistungen aller Projektbeteiligten aufgeführt sind.
Eine besondere Herausforderung ist die offene und ehrliche Kommunikation mit der Chef-Etage. Entscheidend ist dabei die Unternehmenskultur, der Führungsstil und Umgang im Unternehmen. Häufig fehlt es an Seniorität und am Mut, offen Fehler und Probleme bei den Entscheidern und dem Implementierungspartner anzusprechen und Maßnahmen vorzuschlagen. Die Frage, wie man mit der Unternehmenspolitik umgeht und ggfs. den Betriebsrat einbindet, ist möglichst im Vorfeld zu klären.

Wie wichtig ist die Strategie bei der Einführung eines ERP-Systems?
Vor der Einführung eines neuen ERP-Systems sollte über die Strategie entschieden werden, d.h., in welcher Sequenz eine Einführung vorgenommen wird. Dabei werden häufig Bereiche wie Finance vorgezogen; für den Go-Live von weiteren Teilbereichen werden die gemachten Erfahrungen berücksichtigt. Aber auch organisatorische Kriterien wie Geschäftsbereiche, Ländergesellschaften oder Funktionsbereiche können für eine Aufteilung herangezogen werden. Dies führt zwar zu temporären Schnittstellen zu den bestehenden Altsystemen, erhöht an dieser Stelle die Komplexität und schafft zusätzliche Aufwände, reduziert jedoch das Gesamtrisiko. Für die Erarbeitung der richtigen Strategie sollte man genügend Zeit einplanen und die Experten des Dienstleisters mit einbinden.

Warum kann eine Standardsoftware in manchen Fällen effizienter sein?
Als primäres Ziel einer neuen ERP-Lösung sollte die Einführung möglichst dicht am Standard erfolgen. Dies setzt eine weitestgehende Abdeckung der Anforderungen durch die ERP-Plattform inklusiver eventueller Branchenlösungen voraus. Wenn Mitarbeiter zusätzliche Anpassungen und Programmierungen fordern, riskieren sie eine längere Projektlaufzeit und zusätzliche Kosten. Oft wird diese Veränderung mit den gewohnten Arbeitsweisen und Prozessen begründet. Diese entstanden in der Regel aufgrund von fehlenden Funktionalitäten in alten ERP-Systemen. Meist geht es den Mitarbeitern auch darum, dass die Prozesse möglichst effizient für das Unternehmen bzw. zumindest für ihre Abteilung laufen, was sie durch spezifische Anpassungen zu erreichen versuchen. Bei der Einführung eines neuen Systems sollten jedoch individuell angepasste Prozesse zugunsten von Standardprozessen überdacht werden. Heutige ERP-Systeme erreichen in ihren Prozessen einen sehr hohen Reifegrad.
Insgesamt ist eine Standardsoftware deshalb manchmal leistungsfähiger und wirtschaftlicher. Natürlich ist es absolut erfolgsentscheidend, dass die User in die Einführung der Software und die damit verbundenen Veränderungen eingebunden sind. Hierbei spielen viel Feingefühl und Leadership-Qualitäten eine große Rolle. Die Führungskräfte müssen sich dieser Aufgabe und Herausforderung aktiv und offen stellen, damit kein Widerstand gegen das Projekt entsteht und der Projekterfolg nicht gefährdet wird.
Wichtig ist in diesem Zusammenhang ein kontinuierlich begleitender Change-Management Prozess, da es sich bei der Einführung von ERP-Systemen häufig um Änderung von Prozessen, Abläufen der Organisation handelt, die dazu noch mit neuem Masken-Design und Usability verbunden sind. Dies hat Konsequenzen für die Mitarbeiter. Teilweise fallen Aufgaben weg und werden vom System übernommen, teilweise werden Aufgaben in andere Bereiche oder Abteilungen verlagert. Diese Veränderungen müssen feinfühlig und intelligent durch das Management begleitet werden, damit ein gutes System im Standard eingeführt wird und dabei die Mitarbeiter weiterhin motiviert bei der Sache bleiben.
Gerade bei der gemeinsamen Implementierung von mehreren Gesellschaften einer Unternehmensgruppe birgt die Harmonisierung der Geschäftsprozesse zwischen den Gruppengesellschaften zusätzliche Potenziale für eine standardnahe Einführung.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für die erste Schulung?
Häufig werden Schulungen zum Verständnis und zur effizienten Bedienung des neuen ERP-Systems unterschätzt und zu gering oder zu spät geplant. Für die Akzeptanz des neuen Systems und damit des Projektes sowie für die Projektarbeit sind ausführliche Schulungen in einer sehr frühen Phase enorm wertvoll. Damit gewinnt das Projekt an Fahrt und die Mitarbeiter lernen das Potential des neuen Systems kennen und schätzen. Mit diesem Verständnis wird auch klarer, welche Erweiterungen und Änderungen am Standard tatsächlich unbedingt notwendig sind. Rechtzeitige Schulungen erlauben es den Mitarbeitern, zu einem frühen Zeitpunkt aktiv am System zu arbeiten.

Warum ist eine intensive und rechtzeitige Testphase so wichtig?
Neben den in der Implementierungsphase durchzuführenden Funktions- und Prozesstests werden in der nachgelagerten Testphase komplexe Abläufe inklusive der Schnittstellen mit bereits migrierten Altdaten durchgeführt.
Dabei sollen Testfall-Szenarien alle wesentlichen Funktionen und Geschäftsprozesse (E2E) für die Test-Phase des Projektes enthalten. Hierfür sollten die Projektplattformen umfassende Möglichkeiten für die Steuerung, Dokumentation und Auswertung der Tests bis hin zu einer automatisierten Durchführung von Tests bieten. In dieser wichtigen Phase werden ansonsten fehlende Funktionen oder Fehler nicht erkannt und erst im Live-Betrieb vermisst – vermeintliche Kleinigkeiten, die manchmal zu großen Defiziten in den Gesamtprozessen führen können. Alles, was zu diesem Zeitpunkt hinreichend getestet wird, gibt später Sicherheit im Echtbetrieb. Dies gilt nicht nur für das System, sondern auch für alle Nutzer und betroffenen Geschäftsprozesse.
Eine explizit definierte und lange Testphase vor dem Go-Live stellt sicher, dass alle unternehmenskritischen Prozesse und die Anbindung externer Systeme auf Vollständigkeit und Stabilität geprüft werden können.

Welche Chance bietet eine rechtzeitige Optimierung der Stammdaten?
Die Datenübernahme sollte unbedingt auch als Chance für eine Optimierung der Stammdaten verstanden werden. Die Qualität der Stammdaten ist ein wichtiger Erfolgsfaktor bei der Einführung eines neuen ERP-Systems. Leider ist die Qualität dieser Daten manchmal unzureichend und muss auf ein gutes Niveau gebracht werden. Damit sollte man sich nicht zu spät beschäftigen. Dabei müssen alte Stammdaten häufig von Doppelungen befreit werden und um weitere Daten angereichert oder neu generiert werden. Unterschiedliche Versionen von Stammdaten machen diese Aufgabe nicht leichter. Je sauberer die Daten vor der Migration sind, desto geringer ist die Fehlerquote und somit der Aufwand für die Bereinigung im Nachgang.
Um diese Aufgabe gut zu managen, ist es das Selbstverständnis, dass erfahrene SPH-Projektmanager ihre Kunden aktiv auf diese Punkte hinweisen und durch die Projekte führen und damit in den Lead gehen. Daneben begleitet das SPH Management das Top-Management des Kunden während des gesamten Projektes mit einem vertrauensvollen Austausch und gibt Hinweise zu Optimierungspotentialen. All diese Aspekte gilt es zu berücksichtigen.

Die SPH AG hat deshalb eine eigene, sorgfältig erprobte, Projektmethode – SPIM – entwickelt. SPIM schafft Transparenz über alle Phasen der Projekte hinsichtlich Zeit und Budget und gewährleistet die Sicherheit, dass alle Anforderungen funktional und technologisch umgesetzt werden.
Wir beraten Unternehmen der Fashion-, Handels- und Versandhandelsbranche mit IT-Lösungen zur Optimierung von Prozessen und Systemlandschaften. Bei der digitalen Transformation begleiten wir Sie, von der Strategie über die Umsetzung bis zum Go-Live.
Unsere Branchen-Spezialisierung und langjährige Erfahrung, gepaart mit maximaler Kompetenz und Verständnis für unsere Kunden sorgen dafür, dass Projekte schnell, transparent und kosteneffizient umgesetzt werden.

Was ist Ihr Fazit zur aktuellen Situation am Markt?
Die Modeindustrie muss neue Trends beachten, die in den letzten beiden Jahren zu unserer neuen Normalität geworden sind. Diese Trends sind zum einen ein partieller Nachfragerückgang sowie eine erhebliche Verlagerung zum digitalen Ein- und Verkauf und zum anderen eine höhere Bedeutung von nachhaltigen Produkten – der Einzelhandel befindet sich im Wandel, bei dem das Erlebnis immer wichtiger wird. Dieser komplexe Wandel betrifft den gesamten Markt in allen Facetten und fordert die Unternehmen auf, in ihren Geschäftsprozessen schneller, flexibler und kosteneffizienter zu werden. Die Digitalisierung ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren geworden und damit überlebensnotwendig. Gerade deshalb ist es so wichtig, die Chance jetzt zu nutzen, sich mit diesen Themen zu beschäftigen und mit einer modernen, für die Zukunft ausgerichteten ERP-Lösung die Überlegenheit am Markt auszubauen.